O processo licitatório segue o rito formal dos procedimentos administrativos, face à necessidade, ainda atual, de mantê-los sob a forma de papel (processo), com vistas ao controle interno e externo dos atos governamentais.
Não só os procedimentos administrativos, mas também os judiciais obrigam a formalização dos documentos, declarações, certidões etc. Para tanto, é necessário definir a formalidade que um documento deve revestir-se para que possua validade jurídica e produza os efeitos legais esperados.
“Original” “é o documento em sua forma genuína, o escrito em que, de origem, se lançou o ato” (Amaral Santos, Prova, IV, p. 339).
“Cópia”, segundo o Dicionário HOUAISS, é a “reprodução de um original (texto, gravura, filme, fita etc.) obtida por meio de qualquer processo de impressão, de reprografia, de gravação fonográfica, de fotografia etc.”
Já a “cópia autenticada” é a reprodução de documento que, para sua validade, carece de autenticação por oficial público, ou conferência pelo oficial do cartório onde estão os originais. Bem assim reza o art. 365, inciso III, do Código de Processo Civil:
“Art. 365 – Fazem a mesma prova que os originais:
(…)
III – as reproduções dos documentos públicos, desde que autenticadas por oficial público ou conferidas em cartório, com os respectivos originais.” (grifamos)
As “cópias” ou “reproduções fotográficas” sem a autenticação, mais chamadas de “cópias simples”, não geram efeitos legais para os procedimentos licitatórios, tendo em vista que as reproduções fotográficas não autenticadas não constituem documentos (STF, RTJ 108/156; STJ, RHC 3.446, DJU 30.5.94, p. 13493, in RBCCr 7/213; TJSP, RT 746/568). Com efeito, o art. 32, caput, da Lei Federal nº 8.666/93, determinou que “os documentos necessários à habilitação poderão ser apresentados em original, por qualquer processo de cópia autenticada por cartório competente ou por servidor da Administração, …”. (grifei)
Da mesma sorte, resta claro que, para fins de habilitação, não serão aceitas as “cópias simples” ou “reproduções fotográficas” sem autenticação.
No entanto, o servidor da Administração onde se realiza o certame poderá autenticar a “cópia simples” desde que faça a conferência desta com o respectivo documento original.
A Corte Especial do STJ – Superior Tribunal de Justiça – em Embargos de Divergência no Recurso Especial – 124084, Processo: 199700624102, de 17/06/1998, Relator VICENTE LEAL, proferiu:
“A Corte Especial deste Tribunal, analisando a extensão do teor contido no art. 384, do CPC, combinado com as disposições do art. 21, da Medida Provisória nº 542/1997, proclamou que as reproduções fotográficas dos documentos particulares autenticadas por servidores públicos merecem eficácia, de vez que seus atos, quando praticados no exercício da função pública, gozam de presunção de legalidade e veracidade.(grifei)
Por oportuno, vale lembrar que a cópia autenticada do documento tem o mesmo valor que o original, ainda que o conteúdo do documento exija que o mesmo seja apresentado no original (ex.: Certidão de Falência e Concordata de SP).
Também, é vedado exigir que uma determinada cópia autenticada, por exemplo, no Rio de Janeiro, seja apresentada com a conferência (averbação) do oficial público ou do cartório do local onde se realizaria a licitação, por exemplo, no Estado do Amazonas.
Sobre o tema a Constituição Federal preceituou:
“Art. 19 – É vedado à União, aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municípios:
(…)
II – recusar fé aos documentos públicos”.
Portanto, a reprodução fotográfica autenticada – por oficial público ou cartório, independentemente de sua localidade – faz a mesma prova que o original.
(Colaborou Ariosto Mila Peixoto, advogado especializado em licitações públicas e contratos administrativos).
Publicado em 20 de outubro de 2010
*Alguns esclarecimentos foram prestados durante a vigência de determinada legislação e podem tornar-se defasados, em virtude de nova legislação que venha a modificar a anterior, utilizada como fundamento da consulta